Organiser son temps : la matrice décisionnelle d’Eisenhower

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Organiser son temps avec Eisenhower

Si vous avez du mal à vous organiser, si vous avez parfois l’impression que vous passez votre temps à courir d’une urgence à une autre sans jamais vraiment réussir à consacrer un instant aux choses réellement importantes, il est fort possible que cette méthode soit faite pour vous. En effet, pour l’homme souhaitant organiser précisément et rationnellement son existence, la Matrice décisionnelle d’Eisenhower est l’un des outils les plus puissants et les plus simples qui soient.

Si vous passez votre temps à courir et avez le sentiment de ne jamais être à jour dans aucune de vos tâches, il y a fort à parier que vous avez pris la mauvaise habitude de confondre ce qui est urgent et ce qui est réellement important. La méthode dont il est question ici a été inspirée (inspirée seulement parce qu’hélas, elle n’est pas de lui, mais de Stephen Covey … tant pis pour la légende) par les méthodes d’organisation qu’utilisa tout au long de sa vie Dwight Eisenhower, à qui est également attribuée une pensée qui ne peut qu’être utile à l’homme qui a du mal à organiser son existence : Ce qui est réellement important est rarement urgent, et ce qui est urgent est rarement important.

En effet, Eisenhower faisait une différence essentielle entre ces deux notions :

  • Une chose urgente est une chose qui exige que l’on s’en occupe immédiatement. Et par immédiatement, il faut réellement comprendre : dès à présent, ou, à tout le moins, dès aujourd’hui.
  • Une chose importante est une chose qui contribue, à un degré ou à un autre, à vos missions les plus importantes, que ce soit dans le cadre de votre travail, de votre famille, de vos valeurs personnelles ou encore de vos objectifs de vie.

Il arrive bien entendu qu’une chose importante soit également urgente. Mais en réalité, si l’on s’y prend bien, c’est rarement le cas. Organiser son temps revient, en général, à faire en sorte que l’on passe le plus de temps possible sur les choses importantes. Si, par ces méthodes, Eisenhower a réussi à mener une carrière militaire au plus haut rang, puis une carrière politique qui s’est terminée à la Maison Blanche, il y a fort à parier qu’elles sont efficaces.

 

La matrice décisionnelle

La Matrice décisionnelle Covey-Eisenhower est d’une désarmante simplicité : il s’agit tout simplement de tracer quatre secteurs : un pour les choses importantes et urgentes, un autre pour les choses pas importantes mais urgentes, un autre pour les choses importantes mais pas urgentes, un dernier pour les choses ni importantes, ni urgentes.

Matrice Eisenhower

La matrice décisionnelle d’Eisenhower telle qu’en elle-même : simple, efficace.

 

Catégorie 1 : Crises – les choses importantes et urgentes

Se rangent dans cette catégorie toutes les tâches qui exigent une attention immédiate et contribuent à vos objectifs de long terme ou sont indispensables à votre existence ou à vos missions en ce monde. On peut ainsi considérer qu’appartiennent au groupe des choses urgentes et importantes, par exemple :

  • Le rapport professionnel que vous devez rendre pour demain
  • La lettre de motivation que vous devez envoyer pour le job que vous convoitez
  • Une visite aux urgences si vous êtes blessé
  • Le paiement de vos impôts, quand la date limite approche
  • Le paiement de votre loyer

Comme on peut le voir, un grand nombre des tâches importantes peuvent, en réalité, être planifiées à l’avance : ainsi, le paiement de votre loyer ou de vos impôts, ou encore le rapport professionnel que vous devez rendre, devraient être des missions remplies quelques jours avant la date limite, ce qui leur fait perdre leur caractère d’urgence. Dans l’idéal, si vous apprenez à vous organiser comme il se doit, ne devraient se trouver dans cette catégorie que des éléments pouvant être considérés comme des crises imprévues ou ponctuelles : votre femme en train d’accoucher, le directeur de l’école de votre petit dernier qui vous appelle parce que ledit petit dernier a été pincé à fumer un joint dans les toilettes, la réparation de votre voiture après un accident, etc.

 

Catégorie 2 : Objectifs réels – les choses importantes mais pas urgentes

Il s’agit des activités et des tâches qui ne sont pas forcément immédiatement pressantes mais qui sont nécessaires à la réalisation de vos objectifs personnels, professionnels, familiaux ou autres, ou qui peuvent vous aider à remplir la mission qu’en tant qu’homme, vous vous fixez en ce monde. Ces activités sont en général liées à vos relations personnelles ou professionnelles, à votre organisation, ou encore au fait de vous améliorer vous-même, que ce soit physiquement, moralement, psychologiquement ou intellectuellement. Quelques exemples de tâches importantes mais pas urgentes :

  • Organiser votre planning de travail
  • Organiser votre épargne et prévoir vos futurs investissements
  • Sport, entraînement et maintien de votre forme physique
  • Passer du temps avec votre famille
  • Donner de votre temps dans le cadre d’un bénévolat pour une cause que vous soutenez
  • Gérer les réparations et la maintenance de votre voiture ou de votre domicile
  • Prendre du temps pour lire des livres importants
  • Tenir votre journal personnel ou faire votre examen de conscience
  • Suivre un cours vous permettant d’acquérir une nouvelle compétence
  • Méditer, prier, prendre du temps pour cultiver votre spiritualité
  • Plus, bien entendu, toutes les tâches, et notamment les tâches professionnelles qui pourraient, si vous les oubliez trop longtemps, se retrouver un jour dans la case « Urgent et important ».

Les missions de la catégorie « Important mais pas urgent » sont celles qui vous assurent le plus grand succès et la plus grande satisfaction personnelle sur le long terme. C’est pourquoi idéalement, vous devriez passer l’essentiel de votre temps occupé à des tâches de Catégorie 2 : c’est quand on a le temps de bien les faire et de les planifier correctement qu’on est capable d’être réellement efficace. Les gens qui sont vraiment plus performants en état de stress sont assez rares : la plupart de ceux qui prétendent être dans ce cas sont, en réalité, des gens qui n’aiment pas organiser leur temps ou ne savent pas le faire de manière correcte. Si tel est votre cas, il y a des chances que ce soit parce que vous ne savez pas ce qui est réellement important pour vous. Autrement dit : vous n’avez pas vraiment réfléchi à votre vie, ni à vos buts, et ne savez pas comment organiser vos priorités ; vous vous laissez porter par les événements et vous y réagissez mais vous n’êtes pas (encore) le moteur, la locomotive de votre propre existence. Ce qui signifie qu’il va être urgent pour vous, d’abord et avant tout, de réfléchir à ce que vous souhaitez dans votre vie et définir vos propres valeurs et votre propre morale.

Les tâches de la Catégorie 2 sont, malgré leur importance sur le long terme, celles qu’on a le plus facilement tendance à oublier, justement parce qu’elles ne sont pas urgentes, et que nous sommes, bien souvent, prisonniers d’un éternel présent et incapables de prévoir beaucoup plus loin que le bout de notre nez, de notre année scolaire, de notre prochain bilan comptable. Les tâches de Catégorie 2 sont celles qu’on garde souvent « pour plus tard » dans un coin de sa tête : je lirai cet auteur quand j’aurai le temps ; je me mettrai au fitness un de ces jours mais pas tout de suite ; je ferai mes comptes quand j’aurai fini le dernier Call of Duty ; je m’occuperai de cette paperasse le week-end prochain. Et ainsi de suite. Mais bien souvent, ce « jour ou l’autre », cet « un de ces quatre » ne vient jamais. Un clou chassant l’autre, on a toujours plus urgent ou plus plaisant à faire. On oublie. Ou pire : on n’oublie pas, mais on se rassure et on calme sa mauvaise conscience en continuant à se mentir, en se disant que oui, bien sûr, samedi prochain je m’y mets.

Si vous attendez d’être un peu moins occupé, un peu moins saturé, un peu plus libre de votre temps, pour vous mettre aux choses importantes, vous ne vous y mettrez jamais. D’année en année, de décennie en décennie, votre vie va se faire, au contraire, de plus en plus remplie, de plus en plus contrainte. Il est bon de se souvenir de la maxime suivante : Je ne serai jamais plus aussi libre que je le suis à l’heure actuelle. Ce n’est pas forcément vrai, mais il est utile de le croire. Et même si des exceptions existent, c’est sans doute vrai vous concernant : chaque année qui va passer risque d’augmenter votre statut professionnel (et donc vos responsabilités), le temps que vous devrez consacrer à votre famille (que ce soit pour vos enfants ou pour vos parents, qui ne vont pas cesser de vieillir), le temps que votre santé va exiger, etc. Vous allez également commencer à apprendre moins vite, à récupérer de votre fatigue moins vite, à vous épuiser plus rapidement, etc. Bref : jamais plus vous ne disposerez d’autant de temps ni de souplesse d’organisation que vous n’en avez ici et maintenant. Pour aller au-delà des multiples blocages qui vous empêchent de vous intéresser aux missions de Catégorie 2, il faut que vous soyez capable de vivre votre existence avec l’intention de la vivre, et non par défaut. La vivre, et non la subir. Bref : vous prendre en main, et pour autre chose qu’une branlette matinale.

S'organiser avec la matrice d'Eisenhower

La méthode Eisenhower, c’est la logique et l’esprit de synthèse au service de votre organisation personnelle.

Catégorie 3 : Interruptions – les choses urgentes mais pas importantes

On range dans cette catégorie toutes les missions et activités qui exigent une attention immédiate mais qui ne vous aident pas à remplir vos objectifs de long terme. Cela ne veut pas dire que ces tâches ne sont importantes pour personne : il y a sans doute des gens qu’elles affectent. Mais pour vous, il s’agit essentiellement de soucis à régler et d’aléas à supporter. On trouvera typiquement dans cette catégorie :

  • Toutes les interruptions, au travail, de la part de collègues demandant un avis ou une aide
  • La plupart des réunions professionnelles, qui ne peuvent être reportées mais en général ne servent à rien
  • Les coups de fil et les SMS que vous recevez et auxquels vous devez répondre
  • L’immense majorité des mails que vous recevez
  • La lettre de recommandation que vous écrivez pour votre ex-stagiaire, l’explication que vous donnez à un collègue, le coup de fil que vous passez à votre femme pour lui indiquer quelque chose qu’elle a oublié.
  • Votre mère qui ne sait pas comment installer son nouveau modem et vous appelle à l’aide.
  • Toute activité professionnelle purement alimentaire (par exemple : le job étudiant qui finance vos études ; mais aussi le boulot sans intérêt que vous avez décroché, adulte, qui ne vous enchante pas mais qui vous permet de bouffer et de vous loger).

Les tâches de Catégorie 3 doivent être expédiées de la manière la plus rapide et la plus efficace possible : le but est de vous en débarrasser rapidement, de manière à ce qu’elles ne dévorent pas trop de votre temps.

Que ce soit au travail ou dans leur vie personnelle, la plupart des gens passent le plus clair de leur temps à des missions de Catégorie 3, tout en étant persuadés que ces missions sont de Catégorie 1. La raison en est simple : quand vous accomplissez l’une de ces missions, vous avez généralement le sentiment d’avoir fait quelque chose de bien et d’important, puisque, le plus souvent, vous avez aidé quelqu’un d’autre. De plus, ces tâches ont en général un résultat immédiat et tangible, ce qui ajoute à l’impression de réalité. Mais à l’issue d’une journée pleine de tâches de Catégorie 3, vous n’aurez pas avancé d’un pouce dans la poursuite de vos objectifs réels et votre vie en sera toujours au même point. Les hommes qui remplissent leurs journées de tâches de Catégorie 3 sont, typiquement, ces mecs si gentils et si serviables sur lesquels tout le monde peut compter mais qui n’iront jamais nulle part dans leur existence, parce qu’ils servent de paillasson à l’ensemble de leurs amis et de leurs collègues. Si vous avez le sentiment que c’est votre cas, ou, en tout cas, que vous êtes envahi par des missions urgentes mais pas importantes et que cela vous empêche de vous concentrer sur vos objectifs réels, il pourrait être nécessaire de mener une réflexion profonde quant à votre propre attitude ; peut-être avez-vous du mal à vous affirmer, ou ne savez-vous tout simplement pas (ou pas assez) dire non.

Catégorie 4 : Pertes de temps – les choses qui ne sont ni urgentes, ni importantes

Les activités dans la Catégorie 4 sont celles dont vous devez vous occuper mais qui n’ont ni caractère d’urgence ni influence sur vos objectifs de long terme. Il s’agit pour l’essentiel d’activités de distraction :

  • Regarder la télé
  • Jouer à des jeux vidéo
  • Passer du temps du Facebook
  • Aller boire un verre avec des potes
  • Remplir votre grille de Loto
  • Faire les boutiques
  • Mater un porno

Si vous jetez sur votre propre existence un regard honnête, il est probable que vous trouverez un grand nombre de plages de temps consacrées à des activités de Catégorie 4. Selon toute vraisemblance, beaucoup trop. Attention : éliminer les activités de loisir est impossible. Tout le monde a besoin de souffler un peu de temps à autre. Mais l’un des meilleurs moyens d’améliorer votre existence dès aujourd’hui consiste à limiter les activités de Catégorie 4. Un bon moyen de le faire est de choisir vos loisirs pour que ceux-ci correspondent à un certain nombre de vos objectifs de long terme. La pratique d’un sport pour vous maintenir en forme, par exemple, vous permet de faire passer une partie de vos loisirs en Catégorie 2. Une bonne chose, également, est de tout simplement limiter le temps éveillé que l’on consacre aux activités de Catégorie 4. Un chiffre raisonnable, et facile à atteindre, est de se fixer 5% de son temps d’éveil en semaine, et 10% en week-end comme maximum. Cela correspond, grosso modo, à 45 minutes par jour en semaine et 90 minutes en week-end. Non, ça n’est pas la durée maximale par activité. C’est bel et bien la durée maximale pour l’ensemble de la Catégorie 4. 

L’intérêt de la matrice d’Eisenhower

Le principal intérêt que représente la Matrice Décisionnelle d’Eisenhower est que celle-ci nous oblige à faire un tri réel entre ce qui est important pour nous et ce qui ne l’est pas. Entre ce qui nous servira à long terme et ce qui n’est qu’écume des jours. Attendez-vous, si vous décidez d’adopter cette méthode d’organisation de votre temps, à devoir faire un certain nombre d’ajustements au départ. En particulier, il est souvent nécessaire de faire la part du feu. Cela signifie, tout simplement, choisir entre tout ce qui semble si important et si urgent, et décider de laisser tomber un certain nombre de choses. Accepter le fait que certaines d’entre elles seront en retard, et ceci afin de libérer du temps pour le reste. Au fur et à mesure que vous parviendrez à consacrer de plus en plus de votre temps éveillé à des tâches de Catégorie 2, il y a fort à parier que vous constaterez que votre stress baisse, que la vision que vous avez de votre propre existence se fait plus nette et que vous parviendrez, bien mieux qu’auparavant, à réaliser où vous en êtes de vos objectifs.

 

Pour commencer dès maintenant à organiser votre temps selon la méthode Eisenhower, téléchargez la Matrice Décisionnelle en PDF.

 

Illustrations : Wikicommons, João Silas

Julien
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